오늘은 한의원을 운영하는 원장님이나 실장들이 갖추어야 할 자료 중 한의원 소개서, 조직도 및 한의원 약도, 원장님 약력을 어떻게 만들면 되는지 실제로 보리은백한의원을 예를 들어 파일을 올려드리도록 하겠습니다. 오늘부터 앞으로 한의원과 관련된 정보를 계속 올려드릴 텐데 이 자료는 제가 한의원서 실장으로 근무하면서 한의원 운영을 위해 직접 만들어서 사용한 내용들입니다. 제 노하우를 아낌없이 전부 알려드리는 것이니 한의원을 처음 개업하시는 원장님이나 실장이라면 업무에 참고하면 매출에 많은 도움이 되실 겁니다.
한의원 실장 매일 업무중 이메일 확인의 중요성
한의원 소개서
한의원은 사람들의 병을 치료하는 의원이면서 한 개의 기업입니다. 한의원 소개서에는 우리 병원이 어떤 사명감과 비전을 가지고 환자들을 치료하려고 하는지, 원장님은 어떤 분이신지, 직원들은 어떤 생각을 가지고 환자들을 대하는지, 등에 대한 내용들을 작성하여 한의원을 찾는 고객들과 SNS에 올려서 우리 한의원을 널리 알려야 합니다.
특히 우리만 가지고 있는 장점이나 새로운 치료 기술들, 특허된 한약이나 환자들 속에 입소문이 많이 난 부분들이 있다면 강조해 주는 게 좋습니다.
최대한 한의원에 대하여 많은 정보를 알려서 더 많은 사람들이 우리 병원을 찾을 수 있도록 해야 합니다.
한의원 조직도
한의원을 처음 운영하는 원장님이나 실장들은 직원들이 2~3명밖에 안된다고 해도 반드시 조직도를 만들어놓고 각 팀별로 업무를 정확하게 분담해 주어야 합니다. 그래야 기존 직원이 퇴사하고 새로운 직원이 채용되더라도 자기가 해야 할 업무가 어디서부터 어디까지인지를 분명하게 인지하고 책임적으로 일을 할 수가 있습니다.
처음이라고, 또 직원이 적다고 주먹 구구식으로 대충 하루하루를 보낸다면 한의원은 비전이 없고 앞으로 나아갈 방향을 잡을 수 없게 됩니다.
조직도는 맨 위에 한의원 원장, 아래에 행정실장, 다음에 상담실장, 한약실장, 그 아래 매니저 1, 매니저 2, 간호사 1, 간호사 2, 이런 식으로 직급별로 차등화하여 약도를 그려줍니다. 조직도를 만들때는 파워포인트나 한글, 포토샵, 등 편한 파일로 작업하면 됩니다.
직급별 업무 및 한의 원 업무 자료 공유내용
위에서 한의원 조직도가 다 그려졌다면 직급별로 수행해야 할 업무 내용을 자세하게 기록하여 직급별 업무담당 내용에 대한 파일을 작성합니다.
이 부분이 가장 중요한데 처음 채용할 때 인터뷰에서 지원자가 한의원에 입사해서 어떤 업무를 하게 되는지 이 자료를 토대로 하여 자세하게 알려주고 사인을 받게 됩니다.
간호사로 채용을 했는데 면접할 때는 기타 업무에 대한 아무런 말이 없었는데 갑자기 바쁘다고 데스크 업무를 좀 도와주세요 하면 당연히 기분 나쁘고 이게 내일이 아닌데 왜 시키지, 하고 불만을 가질 수 있습니다.
그래서 원장이든, 실장이든, 처음 한의원의 시스템을 구축하는 첫 번째 사람이라면 이 부분에 대하여 깊이 고민하고 자세한 부분까지 어떤 일을 해야 하는지에 대하여 구체적으로 자료를 만들어 놓는 게 앞으로 도움이 됩니다.
그리고 일하는 과정에 직원들 사이에 업무로 인한 스트레스가 없이 한의원을 매끄럽게 운영할 수 있습니다.
한의원 실장은 한의원 업무와 관련된 모든 자료를 직급별로 권한을 부여하여 열람할 수 있도록 구글 시트나 자료 보관함에 보관해야 합니다. 자료에는 한의원 운영과 관련된 자세한 사항을 모두 만들어 올려야 어떤 업무를 하든 원칙과 한의원 규칙에 따라 정확하게 운영이 될수 있습니다. 예를 들어 출입문 도어록 키를 어떻게 열어야 하는지, 고장 났을 경우 어디에 전화를 해서 A/S를 받아야 하는지, 그리고 직원들이 점심식사 할 때 어떤 카드로 결제를 하고 영수증 처리는 어떻게 해야 하는지, 연차는 어떻게 사용하고 연장 근무가 생길 시 어떻게 대처해야 하는지에 대해서도 자세하게 자료를 만들어 모든 직원들이 공유할 수 있도록 해야 업무에 차질이 생기지 않습니다.
한의원 약도
한의원 약도는 한의원에 처음 오시는 분들이나 위치를 잘 모르시는 분들께 통화를 하면서 고객님 휴대폰 일반문자로 약도를 바로 보내서 확인할 수 있게 하는데 매우 큰 도움이 됩니다. 한 사람이라도 더 찾아올 수 있도록 말로 설명하는 것도 좋지만 보기 쉽게 만들어 드리면 바로 출발해서 내원하실 수 있습니다.
위치 때문에 전화로 오랜 시간 설명하다 보면 상대방이나 나도 지치게 됩니다. 이럴 때 유용하게 사용하면 업무에 많은 도움이 됩니다.
또한 한의원에 치료받으러 오신 환자분들이 치료가 끝나고 너무 효과가 좋아서 주변 친구들한테 소개를 하려고 하는데 위치를 설명하기 힘들어하실 때 약도를 많이 복사했다가 한 장씩 드리면 신규환자를 유치하는데 많은 도움이 됩니다.
약도를 만들 때에는 자차로 운전을 해서 오는 경우와 대중교통을 이용하시는 분들에게 맞게 두 가지 형태로 만들어 놓으면 사용할 때 편리합니다.
지도형식의 약도와 지하철 출구가 복잡한 경우 어떻게 나오면 좋은지 이미지 약도를 만들어 두었다가 상황에 맞게 드리면 찾아오기 쉽습니다.
아래에 제가 만들었던 보리은백 한의원 약도를 올려드릴 테니 참고하시기 바랍니다.
아래는 지도형식의 약도입니다.
아래는 이미지 형식의 약도입니다.
한의원 원장 약력 및 연혁
한의원마다 문을 열고 들어오는 입구에 원장 약력 및 연혁을 아크릴로 만들어 벽에 부착합니다. 원장 약력 및 연혁은 어찌 보면 한의원의 첫인상이라고 할 수 있습니다.
처음 내원하는 환자들은 아직 한의원에 대한 아무런 정보가 없기 때문에 원장 약력과 연혁을 보고 판단하게 됩니다.
환자가 상담받기 전 이 한의원의 원장님이 어떤 분이고 치료는 얼마나 잘할 수 있는 분인지 마음의 준비를 할 수 있는 중요한 부분입니다.
그래서 한의원을 운영한다면 원장의 약력과 연혁을 최대한 진실하면서도 임팩트 있는 내용들로 구성해서 보는 사람들이 꼭 한 번은 치료받고 싶다는 생각이 들게 만들어야 합니다. 아래는 제가 근무했던 보리은백한의원 정태민 원장님 프로필 내용입니다.
보리은백한의원에는 통증환자들이 많이 내원하고 있습니다.
특히 원장님께서 2022년까지 롯데 이대호선수의 개인주치의로 활동하셨고 야구, 골프, 등 현직 선수들에 대한 치료를 정기적으로 하고 있으며 스포츠 관련 대학생들도 무료로 치료해주고 있는 스포츠클리닉 전문 한의원입니다.
원장님의 침 치료 기법이 다른 한의원과 차별화 되고 다양한 치료방법을 연구하고 임상에 구현하고 있습니다. 통증이 잘 낫지 않거나 골프 기량을 올리고 싶다면 가까이에 거주하는 분들은 한번 내원하셔서 치료를 받으면 많은 도움이 되실 겁니다.
오늘은 이렇게 한의원 운영을 위해 처음에 갖추어야 할 조직도, 직급별 업무내용, 소개서, 약도, 원장 약력 및 연혁을 어떻게 만드는지 시스템적인 부분에 대하여 알려드렸습니다.
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