오늘은 한의원에서 실장이 하는 업무 내용 중 이메일 확인의 중요성에 대하여 자세히 알려드리도록 하겠습니다. 한의원을 운영함에 있어 실장의 역할은 정말 중요합니다. 물론 원장님의 치료실력이 가장 중요하겠지만 실장이 일을 잘하느냐 못하느냐에 따라 그 한의원의 매출이 결정된다고 해도 과언이 아닙니다. 그만큼 실장이 하는 업무가 중요하고 하는 일도 너무 많아서 하루 시간이 어떻게 지나갔는지 모를 정도로 바쁘게 보냅니다. 한의원에 대한 정보는 외부에 잘 노출되지 않고 주먹구구식으로 일하는 병원들이 많다 보니 체계적으로 운영하는 노하우를 터득하시면 단위 시간 동안 업무를 빠르게 해결하고 매출도 올릴 수 있습니다.
참고로 아래 내용은 제가 실제로 진행해 왔던 업무들일뿐 병원마다 인력의 정도와 시스템에 따라 다르게 운영된다는 점 알려드립니다.
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매일 진행하는 업무
이메일 확인
한의원 실장은 아침에 출근하여 처음으로 확인해야 하는 것이 바로 이메일입니다.
실장 업무 중 이메일 내용을 확인하는 것은 매우 중요한 부분입니다.
세금계산서 확인
세금계산서는 거래처에서 발행해서 이메일로 보내주는데 한약재나 각종 약재구매, 비품구매, 등 매입과 관련된 구매비용입니다. 이 자료들을 잘 챙겨야 분기별 지출에 대한 증빙자료를 제출해서 매출액 대비 세금을 적게 납부할 수 있습니다. 세금계산서는 출력하여 세금계산서철에 월별로 보관을 합니다.
기부금 영수증 및 일반 영수증 확인
한의원에서 대학이나 사회단체, 복지시설, 등 각종 단체에 기부를 한 경우 단체별 회계담당자에게 전화해서 이메일로 기부금 영수증을 발급해서 보내달라고 요청을 해야 합니다 기부금 영수증 역시 연말 사업자 매출현황을 정리할 때 회계사무실에 제출해서 세액공제를 받을 수 있습니다.
또한 한의원에서 환자들이나 원장님 지인들에게 경조사에 보낸 화환이나 근조화환을 보낸 경우 영수증을 받으셔야 합니다. 거래처 꽃집이 간이과세자인 경우 영수증발급을 요청해서 직접 수령하거나 이메일로 받습니다. 기부금 영수증이나 일반영수증도 출력하여 월별로 영수증철에 따로 보관합니다.
공문서 확인
이메일에서 다음으로 확인해야 하는 것은 공문입니다.
보건복지부, 고용노동부, 국민연금, 건강보험공단, 근로복지공단, 등 정부기관이나 대한한의사협회, 시청, 구청, 지역보건소, 등 지역기관들에서 보내오는 공문들을 반드시 확인하셔야 합니다. 공문을 제때에 확인하지 않으면 어느 기간까지 제출해야 하는 서류를 누락하여 제출하지 못해서 불이익을 받게 되는 경우도 생깁니다. 공문이 있다면 출력해서 진행 중 업무철에 넣고 언제까지 해야 하는지 날자를 메모해 놓아야 합니다.
기관과 거래처에 발송할 자료확인
한의원을 운영하다 보면 기관과 거래처, 은행들에서 요청하는 자료나 정보들이 있습니다. 이런 것들은 바로 확인해서 미루지 말고 그 자리에서 팩스나 이메일로 보내주어야 나중에 누적되지 않습니다.
부재중 전화, 카카오 채널 상담문자 확인
아침에 출근하면 이메일 확인을 빠르게 한 다음 병원 상담폰이나 전화기에 부재중 전화가 왔는지 확인합니다. 그리고 전화 온 번호로 전화드려서 내용을 확인하고 예약을 받거나 한약을 드시고 궁금한 것이 있다면 자세하게 상담해 드립니다.
그리고 카카오채널에도 문의가 들어온 게 있는지 보고 답변을 해줍니다.
카카오 채널은 바로 답변을 하지 않으면 대화창이 닫히므로 밤중이라도 급한 문의는 바로 답변을 해주는 게 좋습니다.
결제금 확인
한약재 구매, 인테리어나 공사거래처에서 요청한 매입 관련 결제금이 있는지 확인하고 결제철에 넣어서 원장님께 결재를 올립니다. 대금 결제는 거래처와 한 약속이므로 미루지 말고 약속한 날자까지 결제를 해주어야 합니다.
오늘은 이렇게 한의원 실장이 매일 진행하는 업무 중 이메일 확인의 중요성에 대한 부분에 대하여 알려드렸습니다. 다음 시간에도 실장업무에 대하여 계속하여 올려드리도록 하겠습니다.
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