한의원 실장업무 한약재관리, 재고파악 및 주문, 선입선출

한의원 실장업무 한약재관리, 재고파악 및 주문, 선입선출

오늘은 한의원에서 실장 업무내용 중 한약재 관리와 재고파악, 주문 및 출고는 어떻게 하는지에 대하여 알려드리도록 하겠습니다. 참고로 아래 내용은 제가 직접 진행한 업무로 병원마다 시스템에 따라 업무 내용은 다릅니다. 한의원에서 처음 한약재 업무를 담당하는 한약실장이나 실장 대리로 일을 하는 분들 중 일을 하다가 막히는 분들은 업무에 참고하시기 바랍니다.

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한의원에서 실장이 매일 하는 업무 중 이메일 확인의 중요성

한의원 실장 매일 업무 중 이메일 확인의 중요성

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한약재 관리

한약은 한의원 운영에서 가장 중요한 핵심입니다. 한의원을 찾아오는 분들은 양방에서 처방하는 약 사용에 부작용이 있거나 전통요법으로 치료받기를 원하는 분들이 대다수입니다. 한약에 들어가는 재료에는 산과 들에서 나는 여러 가지 약재들과 우리가 평소에 섭취하는 식재료들도 한약원료로 사용됩니다.

한의원에서 치료하는 약재들은 오래전부터 내려오는 검증된 한약재들을 병증마다 알맞은 비율로 혼합하여 3시간 동안 정성 들여 달여서 환자분들이 1일 2~3회씩 쉽게 복용할 수 있도록 파우치에 포장해서 드립니다. 따라서 한약재의 생산지나 품질, 유통기한이나 생산자에 대한 정확한 정보를 확인하고 구매를 하게 됩니다. 이런 한약재는 날씨가 더운 여름이나 습기가 많은 곳, 햇볕이 드는 장소에서는 아무리 건조된 약재라도 부패하기 쉬우므로 환기를 잘 시키고 벌레나 해충이 생기지 않도록 보관과 관리를 철저히 해야 합니다.

한약재 가운데 반드시 냉장보관을 해야 하는 약재들은 입고되는 즉시 매직이나 스티커에 입고 날짜를 기록해서 한약보관 냉장고에 넣어야 합니다. 유통기한이 다 되었거나 상한 한약재는 아까워하지 말고 바로 페기처분을 시켜야 합니다. 페기처분 시 장부에 정확하게 자료를 기록해서 왜 페기를 해야 하는지 이유를 남기고 사진을 찍어 증빙자료로 남겨놓는 게 좋습니다. 이런 약재들은 한의원에서 자주 사용하지 않는 약재이므로 주문을 조금씩 해야 합니다. 그리고 페기처분 결재를 원장님께 올린 후 승인이 나면 페기처리를 합니다.

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처방한약 관리

한의원에서는 한약재뿐만 아니라 여러 가지 종류의 한방 약재들을 다룹니다.

건강보험에 적용되는 처방 약재들도 한방재료가 들어있어 양약보다 효과는 느리지만 인체에 자연스럽게 작용해서 부작용은 적으면서 여러 가지 병치료에 효과가 있습니다.

보통 처방약재들은 보건복지부가 지정한 제약회사에서 제조한 약들만 사용이 가능합니다. 이 약들 역시 한방재료가 들어가 유통기한이 정해져 있으므로 관리를 철저하게 해야 합니다. 약재가 입고되면 전산에 어떤 약재가 얼마나 입고되었는지 명확하게 기록하고 매일 환자들에게 처방하고 남은 재고는 얼마나 있는지 각 약품별로 매일 재고를 확인해야 합니다. 처방약을 주문할 때에는 한의원마다 치료의 특성에 따라 처방이 많이 되는 약들이 있는데 이런 것은 한 번에 너무 많이 하지 말고 200일 정도로 조금씩 하는 게 좋습니다. 보통 처방약은 유통기한이 1년 6개월인데 분기별로 유통기한을 확인해서 기한이 임박했거나 지난 약품들은 거래처 제약회사 담당자에게 전화하여 새로 입고된 같은 약품으로 교환요청을 하면 됩니다. 이때 비용처리는 기존에 있던 약품은 이미 결제가 완료된 것이므로 새로 들여오는 약품과 상계처리하도록 따로 사업일지에 메모해 놓고 완전히 상계처리가 끝날 때까지 약품을 주문할 때마다 담당자와 확인하시면 됩니다.

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기타 한방약재

처방 한약 외에도 한의원에서는 한방재료로 만든 공진단, 뱃살환, 소화환, 총명환처럼 둥글게 빚은 환약이나 분말제 형태의 한약, 액체형태의 한약, 등 종류나 복용방법이 다양한 약재들을 취급합니다. 다이어트에 효과가 있는 약, 해독에 효과가 있는 약, 키 크는데 도움이 되는 약, 수험생들의 뇌를 총명하게 하는 약, 산모를 위한 약, 당뇨나 고혈압을 치료하는 약, 신장기능을 강화시키는 약, 우리 몸에 활력을 충전시키는 약을 비롯해서 여러 종류의 한방약들이 존재합니다. 이런 약재들 역시 관리를 잘해야 합니다. 양약과 달리 한약은 보관 방법에 따라 시간이 지나면 그 효과가 떨어질 수 있어 신경을 많이 써주어야 합니다. 모든 한방약재들은 서늘하고 햇볕이 들지 않으며 통풍이 잘 되는 곳에 보관하는 게 오래 두고 먹을 수 있는 유일한 방법입니다. 보관이 힘들다면 냉장보관을 해도 되지만 냉장보관을 하면 안 되는 약들이 있어 꼭 문의하고 보관관리를 해야 합니다.

 

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한의원 실장업무 외국인환자 통역신청 및 통역활동 자료 만들기

한의원 실장업무 외국인환자 통역신청 및 통역활동 자료 만들기

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한약재 및 한방약 재고파악, 주문, 선입선출

재고 파악

한약재와 한방약들은 매일 처방 시 전산에 출고된 내용을 기록하고 남은 재고가 얼마인지 확인합니다. 재고파악을 위해서는 입고 시 날자별로 전산에 정확하게 기록이 되어야 합니다.

만약 한약재가 입고는 되었는데 기록을 하지 않으면 출고 기록 시 재고가 <->로 맞지 않게 됩니다. 이럴 때는 당황하지 마시고 사업노트나 한약 주문서에 기록하 내용을 확인하고 입고를 잡으시면 됩니다. 재고파악을 하는 주기는 한약에 따라 다르게 설정하는데 보통 15일 또는 1개월 단위로 하면 됩니다. 약재 종류가 많으므로 재고확인 계획을 세워서 직원들과 함께 진행합니다.

주문

재고파악을 했다면 부족한 한약재와 처방약들을 거래처에 주문을 합니다. 각 거래처마다 주문서를 만들어 원장님 결재를 받은 다음 거래처에 팩스나 이메일로 발송합니다. 거래처에 주문서를 넣었으면 담당자에게 전화해서 주문한 약재가 있는지, 유통기한은 어떻게 되는지, 언제 받을 수 있는지, 등 궁금한 내용들을 확인해서 조건이 충족되면 주문 최종 결정을 하고 결제를 해준후 택배나 직배송으로 받으시면 됩니다.

선입선출

마지막으로 중요한 꿀팁 한 가지 알려드리겠습니다. 한약재가 입고되어 약재실에 넣을 때 최근 들어온 한약을 맨 안쪽이나 밑에 보관합니다. 그리고 위나 앞쪽에 먼저 입고된 약재를 올려놓고 먼저 들어온 것은 먼저 출고하는 선입선출 방식으로 운영합니다. 그래야 유통기한이 지나서 페기 되는 한약재를 줄일 수 있습니다.

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오늘은 이렇게 한의원 실장의 업무 중 한약재 관리, 재고파악, 주문, 선입선출을 어떻게 하면 좋은지에 대한 자세한 내용을 알려드렸습니다. 앞으로 계속해서 한의원 실장이 해야 할 업무들에 대하여 올려드릴 테니 많은 도움이 되시기 바랍니다.

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