오늘은 스마트스토어를 운영하는 1인 대표들이 사업을 시작할 때 업무의 효율성과 매출을 높일 수 있는 시스템을 어떻게 만드는지에 대하여 함께 알아보는 시간을 가지도록 하겠습니다. 참고로 이 내용은 <정영민 TV>에 출연한 <정형민대표>님의 인터뷰 내용인데 처음 스마트스토어 사업을 시작하시는 분들께 너무 도움이 될 것 같아서 내용을 집약하여 알려드립니다. 정영민, 정형민 두 대표님들,, 아직 한 번도 보지는 못했지만 제가 가장 좋아하는 사업마인드를 가지고 있는 존경스러운 분들입니다. 관련 영상은 게시글 맨 하단에 링크를 넣을 테니 <구독> 하시고 한 번씩 들어가 좋은 정보들을 얻어가시기 바랍니다.
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업무 시스템화
처음 스마트스토어를 개설하고 1인 셀러가 모든 일을 혼자서 처리하려면 너무 많은 시간과 노력이 들어갑니다. 특히 일이 너무 많으면 중요한 의사결정을 해야 하는 부분에서 감정적으로 처리하여 결국은 매출에 영향을 미치게 됩니다. 김형민 대표님은 이러한 문제점들을 발견하고 사업을 구조적이면서도 체계적으로 변화시켜야겠다는 결심을 하고 효율적으로 운영할 새로운 업무시스템을 만들었다고 합니다.
회사 조직도 만들기
회사 조직도
1인 기업도 <기업>이라는 마인드를 항상 가지고 있어야 합니다.
회사 대표를 중심으로 앞으로 회사가 점차 성장할 경우를 대비하여 미리 조직도를 그립니다. 사업에 필요한 각 부서와 부서별 업무내용, 업무를 어떻게 분장할 것인지에 대한 부분도 조직도에 넣습니다.
회사 소개서
현재는 1인 기업이지만 대표가 어떤 마인드로 회사를 운영할 것이며 회사의 비전은 무엇인지에 대한 내용도 기록합니다.
회사 사용설명서 매뉴얼 만들기
회사의 사규, 문화, 연차 사용방법, 와이파이 사용방법, 야근식대 카드사용 및 영수증 처리방법, 회사 출입문 비번, 팩스 사용방법, 회사 인터넷전화 사용 및 업체관리자, 급여 지급 날자, 회사 카드사용 및 영수증 처리방법, 등 직원들이 일하면서 궁금한 부분을 누구에게 묻지 않아도 바로 확인하고 사용할 수 있도록 매뉴얼로 만들어 폴더에 보관합니다. 회사와 관련된 수많은 정보들을 한눈에 빨리 알아볼 수 있도록 정리합니다.
행정업무 관련서류
사업자등록증, 통신사업자등록증, 상표권, 등 행정업무와 관련된 서류를 따로 만들어 보관합니다.
직원 명함 (온라인용)
새로운 직원들이 채용되면 명함을 만들 수 있도록 명함 원본 파일도 올려놓습니다.
회사정보 폴더 설명서 사용방법
회사정보 폴더 설명서 사용방법에는 회사의 많은 정보들을 한눈에 볼 수 있도록 회사 사용설명서 정보들만 웹 형태로 즐겨찾기에 저장해서 사용하면 직원들이 궁금할 때 해당 자료를 보고 유용하게 확인해서 대처할 수 있습니다. 폴더가 많으면 자료를 빠르고 정확하게 찾을 수 있도록 기업 자료폴더 마인드맵을 만들어 직원들에게 배포하면 업무효율성을 높일 수 있습니다. 기업 폴더맵에는 경영, 경영지원, 회사정보, 부서별 업무 등의 형태로 맵을 그려서 하부 자료들의 위치를 표시해 줍니다. 모든 회사정보는 구글 드라이브에 저장해 놓고 부서별, 직책별로 폴더별 자료를 열람할 수 있는 접근권한을 설정해서 관리를 하는 것이 좋습니다. 자료는 매월 1회씩 업데이트를 합니다.
프로젝트 진행 보고서 작성
스마트스토어 1인 셀러라 하더라도 프로젝트를 계획하고 진행결과를 보고서 형식으로 작성해서 보관해야 합니다. 상품을 판매하기 위해 어떤 계획을 세웠다면 어떻게 할 것인지 기획하고 그 내용을 기록으로 남깁니다. 그리고 1주일, 10일, 15일, 20일, 1개월 등의 기간을 잡고 일을 직접 진행합니다. 계획했던 프로젝트가 끝난 다음 결과를 가지고 어떤 결과가 나왔는지, 장, 단점과 다음에는 어떻게 하면 더 좋은 결과가 나올 수 있는지, 잘 못한 경우 어떤 부분을 바로 잡아야 할지 등의 내용들을 자세하게 보고서에 기록을 합니다.
주별(월별) 업무 보고서에는 이번주 업무, 진행결과, 개선점 및 차주 방향에 대하여 서식으로 기록합니다.
매출 관련 시스템
대부분 매출이 높은 쇼핑몰에서는 어떤 이벤트나 프로모션, 월단위로 행사 같은 계획을 세워서 진행합니다.
커머스란 : 판매사이트를 가지고 사업하는 사람
프로모션 목표 데이터 시트화
이렇게 계획을 세울 때는 <프로모션 목표이익> + <목표 판매수량>을 데이터로 <시트화> 해야 합니다.
데이터가 있어야 다음 판매 시 오류를 낮추고 매출을 높일 수 있습니다. 특히 1인 기업일 때 이런 시트화 작업을 잘하지 않고 누가 옆에서 한번 해보라고 해서 하는 경우가 대부분입니다. 그러면 매출이 갑자가 올라갔을 때 왜 올라갔는지 어떤 이유가 얼마만큼 작용해서 얼마의 매출이 올라갔는지를 명확하게 판단하기 어렵습니다.
상품판매 프로젝트 기획 및 보고서 기록
기획서 만들기
상품판매를 기획할 때는 기획서를 작성하고 그것을 실행하기 위한 과정을 자세히 기록해야 합니다.
목표에 따른 결과의 차이
결과는 목표에 따라 많이 달라지게 됩니다.
판매이익을 목표로 할지, 리뷰를 목표로 할지 결정하고 목표가 <판매이익>이라면 프로젝트 보고서의 <목적>은 <판매이익 200만 원>으로 기록을 합니다.
프로젝트 실행과정
그리고 계획을 실행하기 위한 과정업무, 즉 행사기간, 사은품, 광고, 배너디자인, 등 실행과정을 한눈에 볼 수 있는 스케줄 보드를 만들어 구체적으로 나열합니다.
프로젝트 결과 보고서
프로젝트 결과 보고서에 매출과 리뷰수를 확인하고 광고를 해서 매출이 올랐는지, 사은품을 지급하고 리뷰가 많이 나왔는지, 반응은 어떠했는지 등에 대한 기록을 자세히 남겨놓아야 합니다. 그래야 다음에는 어떤 상품에는 어떤 방법이 효과적인지 알 수 있고 리스크가 없이 더 완벽하고 정확하게 원하는 목표와 계획대로 프로모션을 진행할 수 있고 사업을 발전시킬 수 있습니다.
매출 데이터 관리자료
판매채널마다 매출 관련 데이터는 다양하고 필요한 데이터를 보려면 클릭을 해서 들어가야 확인이 가능합니다. 판매자는 자기에게 필요한 데이터만 따로 볼 수 있도록 시트를 만들어놓는 게 도움이 됩니다.
영업 손익 관련 자료 만들기
대표자의 급여를 판매관리비에 포함하기
1인 셀러들은 보통 자신의 급여를 인건비로 책정하지 않고 있습니다. 대표자도 1명의 인력으로 관리를 해야 합니다. 그래야 판매를 하는데 들어가는 총비용에 임대료, 광고비뿐만 아니라 인건비에 대표자의 급여를 포함해서 총 들어가는 비용을 확인할 수 있습니다.
동종업계와 비교하여 광고비, 행사비 결정하기
이에 따라 내가 판매하는 제품군에 속하는 산업군에서 영업이익을 비교할 수 있습니다.
초코파이를 판다면 동종업계에서는 영업이익이 평균 얼마인지 보고 비교를 할 수가 있습니다. 그러면 합리적인 이익률에 비교하여 행사나 광고비를 정확하게 얼마 책정할지 결정할 수 있습니다.
대기업 통상 영업이익 계산
대기업 영업이익 = > 근로자 1인 연봉 * 20
연봉이 3,000만 원이면 근로자 1명당 6억의 영업이익을 내야 한다는 것인데
온라인판매를 하는 커머스에서도 1인당 10억이면 잘하는 것이라고 합니다.
채용 관련 시스템
직원채용과 관련하여 3단계의 시스템을 갖추는 게 좋은데 3단계가 다 잘되야 좋은 직원을 채용할 수 있다고 합니다. 무엇보다 직원을 채용하기 전 회사의 조직도와 업무에 대한 시스템을 만들어놓고 진행하는 게 좋습니다.
서류지원
좋은 인재가 많이 지원할 수 있게 하는 사이트나 시스템이 필요합니다. 서류 지원이 많아야 그중 좋은 인재를 선발하여 채용할 수 있습니다. 많은 인재들이 지원할 수 있도록 조직도와 업무분담에 대한 정확한 이해를 시키고 입사해서 어떤 업무를 할 것인지 명확하게 이야기해야 나중에 문제가 발생하지 않습니다.
직원 채용단계에서 층분한 인터뷰
지원한 인재가 우리 회사와 맞는 사람인지 판단하는 단계입니다.
여기서 중요한 것은 채용면접 시 <질문 리스트>와 <기업소개서>를 미리 준비해야 합니다.
질문리스트 만들기
<질문리스트>는 총 20문항 중 업무와 관련된 질문 70%와 성향이나 태도와 관련된 질문 30%, 두 가지로 구분해서 작성하면 좋습니다. 업무와 관련된 질문에는 주(코어) 업무 80%, 사이드(부) 업무 20%로 비율로 작성합니다. 왜냐하면 업무는 잘하는데 업무태도가 좋지 않은 경우에는 채용하지 않는 게 낫습니다. 인터뷰 질문리스트를 시스템화하지 않으면 질문 시 업무와 관련된 질문만 한다던지, 중구난방식으로 이렇게 말했다, 저렇게 말했다 하면 면접 보는 사람에게 회사에 대한 신뢰를 줄 수 없고 일하고 싶지 않다는 생각을 들게 할 것입니다.질문리스트가 있으면 짧은 시간에 지원자의 역량이나 성향을 파악하는데 좀 더 구도적으로 알 수 있게 합니다. 면접을 보는 대표는 짧은 시간에 원하는 직원을 채용해야 하므로 질문리스트를 속을 꽉 채워서 만들어야 합니다.
기업소개서
면접 시 회사에 대한 정보가 정확하지 않으면 채용후 일하다가 자기가 생각한 기업이 아니라고 생각하면 중도에 퇴사하는 경우가 있게 됩니다. 채용공고 사이트에 올려놓은 정보만으로는 회사에 대한 소개를 다 할 수 없습니다. 그래서 기업소개서를 만들어 면접 시 10분 정도 지원자에게 기업소개를 충분히 해 주어야 합니다. 우리 회사의 목표와 방향성, 조직문화, 일하는 방식, 현재 직원들의 성향이나 마인드에 대해서도 간단하게 정리해서 알려주어야 합니다. 그래야만 회사에 대한 인지오류가 없게 됩니다.
입사 후 초기퇴사가 많다면 인지오류로 인한 퇴사일 가능성이 높습니다.
이런 경우를 대비하여 면접 인터뷰 마지막에 <ㅇㅇㅇ지원자님.. 마지막으로 저희도 지원자님을 선택을 할 거지만 지원자님도 우리 회사를 선택하는 시간을 가지게 될 겁니다. 거기에 마지막 참고하나 더 하시라고 말씀하나 더 드리겠습니다. 지금 우리 회사에서 남아서 일하고 계신 분들은 어떤 점이 좋아서 남아서 일하고 있는지 그분들이 직접 이야기했던 부분을 제가 몇 가지 말씀드릴 거고 지금 퇴사하신 분들 중에서 퇴사할 때 나에게 어떤 이야기를 하고 갔는지 그분들이 말한걸 그대로 이야기해 드리겠습니다. 그러니 이 두 가지를 들으시고 돌아가셔서 생각해 보시고 지원자님이 판단하십시오.>라고 이야기하면 입사 후 퇴사율이 낮았다고 합니다. 회사에 남아있는 직원들의 생각과 퇴사한 직원들의 생각을 솔직하게 다 이야기했기 때문에 지원자에게는 더 신뢰가 가서 입사를 결정한 것 같습니다. 이 방법은 초기 퇴사율을 낮추는 데는 확실한 효과가 있었다고 합니다.
그리고 좋은 구조와 비전과 목표가 있는 가능성이 있는 회사라는 것을 강조해야 합니다.
채용한 직원이 근속으로 오래 근무할 수 있게 OJT교육
직원을 채용한 다음 새로 입사한 직원이 회사 시스템에 빨리 적응하고 성장할 수 있도록 OJT를 잘해 주어야 합니다. 1인 기업은 복지가 열악하고 근무환경이 나빠서 사실 직원을 채용할 때 어려움을 겪게 됩니다. 하지만 회사운영과 관련된 시스템만 잘 갖춘다면 얼마든지 경쟁력이 있으므로 그런 부분에 먼저 신경을 써서 준비를 해야 새로 입사하는 직원들도 쉽게 업무에 적응할 수 있습니다. 직원들에게 우리는 주먹구구식이 아닌 성장하는데 혈안이 되어있다, 그리고 발전하기 위해 업무 시스템을 만들어가고 있고 고도화시키고 있다, 그러니 같이 일하면서 함께 만들어 나가자,라고 격려를 해줍니다. 그리고 채용한 직원이 회사와 잘 맞지 않는 경우 3개월 수습기간 안에 정리해야 합니다.
수습기간 3개월은 채용공고와 근로계약서에도 명시를 해야 합니다.
1인 기업에서 HRT(대기업 직원교육 시스템)은 팀이 따로 있지 않은 이상 너무 어렵습니다. 정형민 대표님은 직원들이 주체적으로 업무의 목표를 세우고 결과가 나오면 본인이 직접 평가를 주도적으로 할 수 있도록 하는 시스템, 즉 직원이 실력을 키울 수 있도록 분위기나 환경을 마련해 준다고 합니다.
직원들이 스스로 성과를 내면 시장에서의 가치는 그만큼 올라가니 본인들이 자신의 가치를 스스로 설계하고 만들 수 있도록 적극 응원한다고 합니다.
한편 정영민 대표님은 직원들과 소통하는 카페를 만들어 거기에 업무에 도움이 되거나 직원들의 성장에 도움이 되는 동영상을 올려서 공유를 하면서 리뷰를 남긴 직원에게는 상품권도 지급하며 지식을 공유해서 회사의 성장을 이끌어간다고 합니다. 회사에 교육을 할 수 있는 자원이나 여건이 안된다면 이렇게 카페를 이용하여 지식을 함께 공유하고 좋은 글도 올리면서 직원들 사이 대화를 나누고 올려놓은 정보들은 시간이 지나도 자료로 남아있으니 나중에 입사한 직원들에게도 많은 도움이 될 것 같습니다.
오늘은 이렇게 1인 셀러나 초보셀러분들이 스마트스토어 사업을 처음 시작할 때 업무 효율을 높이고 회사운영을 함에 있어 어떻게 시스템을 준비하면 되는지에 대하여 <정영민 TV>에서 정형민대표님이 인터뷰한 내용들을 자세히 알기 쉽게 올려드렸습니다. 더 자세한 내용은 아래 영상에서 확인하시기 바랍니다.
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